Datenschutzkoordinatoren Beratung
Die Rolle eines Datenschutzkoordinatoren oder einer Datenschutzkoordinatorin ist in der DSGVO oder dem BDSG nicht ausdrücklich vorgesehen. Da aber nicht jedes Unternehmen einen oder eine(n) Datenschutzbeauftragten/ -in benennen müssen und die Geschäftsleitung als Vertreter des Verantwortlichen regelmäßig nicht die erforderliche Zeit und das erforderliche Fachwissen für diese Aufgabe haben werden, ist eine andere Rolle im Unternehmen hierfür zu definieren. Die Rolle des Datenschutzkoordinatoren bietet sich hierfür an.
Dies ist die eine Konstellation. Ein Datenschutzkoordinator kann aber auch dann erforderlich oder sinnvoll sein, wenn es einen betrieblichen Datenschutzbeauftragen im Unternehmen gibt. Dies kann erforderlich sein, wenn es sich um einen externen betrieblichen Datenschutzbeauftragten handelt, der nicht immer vor Ort sein kann oder wenn die Struktur des Unternehmens so ist, dass einer oder mehrere dezentrale Ansprechpartner oder operative Kräfte zusätzlich benötigt werden.
Grundsätzlich kann man die folgenden Rollen in einer Datenschutzorganisation definieren:
- Geschäftsleitung
- Datenschutzbeauftragter
- Datenschutzberater
- Datenschutzmanager
- Datenschutzexperten
- Datenschutzkoordinatoren
- Mitarbeiter
Die Rolle des Datenschutzkoordinatoren sollte in der Datenschutzrichtlinie oder dem Datenschutzkonzept mit ihren Aufgaben aufgenommen und beschrieben werden. Wichtig ist es klar zu definieren, welche Aufgaben von diesem wahrgenommen werden und welche Prozesse er in welchem Umfang zu dokumentieren bzw. zu kontrollieren hat. Sofern ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen existiert, sollte auch geregelt werden, in welchen Fällen der Datenschutzkoordinator diesen zu informieren hat. Sofern der Datenschutzkoordonator ausreichend geschult ist, kann er bestimmte Standardprozesse z.B. die Erfassung von Geschäftsprozessen selbstständig vornehmen.
Sofern ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen existiert, können Datenschutzkoordinatoren den Datenschutzbeauftragten z.B. bei folgenden Aufgaben unterstützen:
- relevante Informationen einholen
- bei (einfachen) datenschutzrelevanten Fragestellungen als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen
- Datenschutzdokumente verwalten, aktualisieren, pflegen oder vorbereiten
- ein gewisses Datenschutzniveau aufrechterhalten, beispielsweise durch Mitarbeitersensibilisierungen, Einweisung neuer Mitarbeiter
- Standardprozesse umsetzen (z. B. Werbewiderspruch, AV-Verträge einfordern, Verpflichtung auf der Beschäftigten zur Vertraulichkeit / Datengeheimnis)
- regelmäßige Reportings zum Datenschutz
Die Fortbildung von Datenschutzkoordinatoren und Datenschutzmultiplikatoren ist genauso wichtig, wie die Fortbildung der Datenschutzbeauftragten. Da wir als externe Berater häufig mit Datenschutzkoordinatoren zusammen arbeiten, könnten wir diese auch bei rechtlichen Zweifelsfragen unterstützen.
