Häufig herrscht auf Arbeitgeberseite Unsicherheit darüber, wie mit dem Umlauf von Geburtstagslisten oder dem Führen von Geburtstagskalendern im Unternehmen umzugehen ist.
Der Geburtstag von Mitarbeitern ist eine Einzelangabe über persönliche oder sachliche Verhältnisse und fällt somit unter die Definition personenbezogener Daten nach § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Der Umgang mit den Geburtstagen der Mitarbeiter eines Unternehmens wird demnach durch das BDSG geregelt. Dieses gewährt für Geburtstagslisten zunächst erst mal keine Zulässigkeit. Da diese nicht zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind (vgl. § 33 BDSG).
Problematisch sind die verschiedenen Interessen der Beteiligten. Auf der einen Seite besteht oftmals das Interesse des Arbeitgebers bzw. Vorgesetzten, das Gratulieren zu Geburtstagen zur Verbessrung des Betriebsklimas zu nutzen. Selbst, wenn die Unternehmensleitung kein Interesse an der Erstellung von Geburtstagslisten hat, kommt es vor, dass einzelne Mitarbeiter von sich aus eine solche Liste anfertigen.
Auf der einen Seite haben Beschäftigte ein schutzwürdiges Interesse an der Nutzung ihrer persönlichen Daten und somit auch an der Preisgabe ihres Geburtstages. Die Preisgabe des vollen Geburtsdatums könnte Mitarbeitern nicht nur unangenehm vor Kollegen sein, sondern sie könnte auch möglicherweise Rückschlüsse auf Aspekte wie Beförderungen zulassen.
Auf gesetzlicher Grundlage ist die Herausgabe der Geburtsdaten für Geburtstagslisten wegen der gewichtigen und schutzwürdigen Interessen der Beschäftigten nicht möglich. Dennoch gibt es für Unternehmen adäquate Möglichkeiten, mit dieser Thematik umzugehen. So äußerte sich auch das Bayrische Landesamt für Datenschutz in einem Artikel der Zeitschrift RDV, dass es erforderlich, aber auch ausreichend sei, den Mitarbeitern vor Erstellung einer solchen Geburtstagsliste eine ausdrückliche Widerspruchsmöglichkeit einzuräumen.
Der Arbeitgeber sollte in diesem Fall ankündigen, dass er zukünftig eine Liste führen will, verbunden mit einer Möglichkeit des Widerspruchs innerhalb einer angemessenen Frist. Wiederspricht ein Beschäftigter, so wird sein Geburtstag nicht in die Liste aufgenommen. Zwar kann eine eingeräumte Widerspruchsmöglichkeit keine Einwilligung ersetzen, doch bei Nichtgebrauch dieser Möglichkeit ist zumindest davon auszugehen, dass von den Beschäftigten keine entgegenstehenden Interessen vorliegen. Eine höhere Akzeptanz erreicht man in diesem Zusammenhang, wenn man auf die Erfassung der Jahreszahlen verzichtet, was auch dem Grundsatz der Datensparsamkeit entspricht.
Eine Alternative dazu bietet eine Geburtstagsliste, in welche sich jeder Mitarbeiter selbst eintragen kann. Mit einem Eintrag in die Liste stimmt jeder Mitarbeiter automatisch zu, dass sein Name in Verbindung mit seinem Geburtstag innerhalb der Firma veröffentlicht werden darf. Auch bei dieser Variante werden die datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten.
