Am 7.5.2021 hat die Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in Baden Württemberg, in Ihrem Newsletter darauf hingewiesen, dass sie hinsichtlich der Nutzung der geprüften Version von Microsoft Office 365 an Schulen von einer Nutzung abrate. Der Landesbeauftragte Stefan Brink bzw. seine Behörde, bewertet die Risiken beim Einsatz der nun erprobten Microsoft-Dienste im Schulbereich als inakzeptabel hoch und rät davon ab, diese dort zu nutzen. Der Landesbeauftragte empfiehlt ferner, die im Schulbereich vorhandenen Alternativen weiter zu stärken.
Der Landesbeauftragte wurde vom Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg gebeten, in einem Pilotprojekt zur Einführung dieser Software von Mitte Januar bis Ende März beratend tätig zu sein. In diesem Rahmen prüfte der LfDI die speziell für den Einsatz im Schulbetrieb konfigurierte Version des Produktes MS 365 in einem Praxistest. Im Wesentlichen wurde geprüft, ob die in der Datenschutz-Folgenabschätzung des Ministeriums vom Oktober 2020 (Pressemitteilung des Landesbeauftragten „LfDI begleitet Pilotprojekt des Kultusministeriums zur Nutzung von Microsoft Office 365 an Schulen“) vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen zur Minimierung der Risiken der Microsoft-Software tatsächlich umgesetzt wurden und sich als ausreichend erwiesen; geprüft wurde auch, welche Datenflüsse beim Pilotbetrieb tatsächlich messbar stattfanden, insbesondere ob unerwünschte beziehungsweise nicht angeforderte Datenverarbeitungen, beispielsweise von Telemetrie-, Diagnose- (oder anders bezeichneten) Daten, erkennbar waren und inwieweit die Verarbeitung personenbezogener Daten von Lehrern und Schülern zu eigenen Zwecken Microsofts festzustellen sind.
Im Rahmen dieser Prüfung wurde zudem untersucht, ob Daten in Drittstaaten außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO fließen und ob durch eine sichere verschlüsselte Kommunikation die Möglichkeiten eines Zugriffs seitens des Anbieters oder Dritter wirksam eingeschränkt werden konnten. Zu den Prüfungen im Praxistest wurden in mehreren Bereichen Stichproben genommen.
