Bundesverwaltungsgericht (Österreich), Erkenntnis vom 08.07.2026, Az. W137 2333649-1/11E
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Kurzzusammenfassung
Das Bundesverwaltungsgericht (BVwG) hat entschieden, dass Arbeitgeber Bewerbungsunterlagen nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens weiterhin speichern dürfen, wenn dies zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Besonders bemerkenswert ist die Klarstellung des Gerichts, dass ein Bewerber diese gesetzliche Rechtsgrundlage nicht dadurch ausschließen kann, dass er seiner Bewerbung eigene Datenschutzbedingungen beifügt oder die Speicherung ausdrücklich untersagt. Die DSGVO stellt gesetzliche Erlaubnistatbestände bereit, über die nicht einseitig disponiert werden kann.
Worum ging es?
Der Kläger hatte sich auf eine Stelle als IT-Systemadministrator beworben. Seiner Bewerbung fügte er mehrere Schreiben bei, in denen er unter anderem erklärte,
- seine personenbezogenen Daten dürften ausschließlich für das Bewerbungsverfahren verwendet werden,
- sämtliche Daten seien unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen,
- jede darüber hinausgehende Speicherung oder Weitergabe sei unzulässig,
- Verstöße würden rechtliche Schritte nach sich ziehen.
Nach der Absage teilte der Arbeitgeber mit, dass der Lebenslauf noch sieben Monate gespeichert werde, um sich gegen mögliche Ansprüche aus dem Gleichbehandlungsrecht verteidigen zu können. Der Bewerber verlangte daraufhin die sofortige Löschung sämtlicher Daten und erhob Datenschutzbeschwerde. Sowohl die Datenschutzbehörde als auch anschließend das Bundesverwaltungsgericht wiesen die Beschwerde ab.
Entscheidungsgründe
Das Gericht unterscheidet zunächst zwischen zwei Verarbeitungsphasen.
Während des Bewerbungsverfahrens erfolgte die Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als vorvertragliche Maßnahme. An dieser Verarbeitung bestanden keinerlei datenschutzrechtliche Bedenken.
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens änderte sich hingegen der Verarbeitungszweck. Die weitere Speicherung diente nun ausschließlich dazu, sich gegen mögliche Ansprüche des Bewerbers – insbesondere nach dem Gleichbehandlungsgesetz – verteidigen zu können. Diese Verarbeitung stützte das Gericht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen stelle ein berechtigtes Interesse im Sinne der DSGVO dar.
Im konkreten Fall überwog dieses Interesse sogar in besonderem Maße. Bereits in seinen Bewerbungsunterlagen hatte der Bewerber umfangreiche rechtliche Schritte für den Fall angekündigt, dass seine Vorgaben nicht eingehalten würden. Damit bestand aus Sicht des Gerichts ein nachvollziehbares Bedürfnis des Arbeitgebers, die Unterlagen vorübergehend aufzubewahren.
Von besonderer Bedeutung sind die Ausführungen des Gerichts zu den vom Bewerber formulierten Datenschutzbedingungen.
Der Bewerber war der Auffassung, der Arbeitgeber habe durch die Entgegennahme seiner Bewerbung stillschweigend einem von ihm formulierten „Vertrag“ zugestimmt, wonach sämtliche Daten unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden müssten.
Dieser Argumentation folgt das Bundesverwaltungsgericht ausdrücklich nicht. Es stellt fest, dass der Bewerber dem Arbeitgeber nicht einseitig verbindlich vorschreiben könne, welche gesetzlich vorgesehenen Verarbeitungen zulässig seien. Insbesondere könne er keine gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verteidigungsinteressen ausschließen, die sich unmittelbar aus der DSGVO ergeben. Dem Bewerber sei zudem bewusst gewesen, dass Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen und sich gegen mögliche Ansprüche verteidigen können müssen.
Das Gericht betont ferner, dass der Lebenslauf nach Ablauf der siebenmonatigen Frist tatsächlich gelöscht wurde. Lediglich diejenigen Unterlagen und Korrespondenzen, die für das inzwischen anhängige Datenschutzverfahren erforderlich waren, durften weiterhin gespeichert werden. Auch hierfür sah das Gericht eine ausreichende Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie in der Ausnahme des Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Anmerkungen zum Urteil
Die Entscheidung fügt sich im Ergebnis in die bisherige datenschutzrechtliche Rechtsprechung zur Aufbewahrung von Bewerberdaten ein. Dass Bewerbungsunterlagen nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden dürfen, um sich gegen mögliche Ansprüche aus dem Gleichbehandlungsrecht verteidigen zu können, entspricht der in vielen Mitgliedstaaten anerkannten Praxis.
Bemerkenswert ist jedoch, dass das Bundesverwaltungsgericht einen anderen Schwerpunkt setzt als viele bisherige Entscheidungen. Im Mittelpunkt steht nicht die Länge der Speicherfrist, sondern die Frage, ob Betroffene den gesetzlichen Erlaubnistatbestand des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO durch eigene Vorgaben ausschließen können.
Dies verneint das Gericht eindeutig.
Der Bewerber hatte versucht, durch ein der Bewerbung beigefügtes Schreiben verbindlich festzulegen, dass seine personenbezogenen Daten ausschließlich für das Bewerbungsverfahren verwendet und anschließend sofort gelöscht werden müssten. Das Gericht macht deutlich, dass solche einseitigen Erklärungen keine gesetzlich vorgesehenen Rechtsgrundlagen der DSGVO verdrängen können. Ob eine Verarbeitung zulässig ist, richtet sich ausschließlich nach den Voraussetzungen der Datenschutz-Grundverordnung und nicht nach den individuellen Vorstellungen des Betroffenen.
Für die Praxis ist dies eine wichtige Klarstellung. Unternehmen sehen sich zunehmend mit standardisierten Datenschutzerklärungen oder individuellen „Datenschutzbedingungen“ von Bewerbern, Kunden oder Geschäftspartnern konfrontiert. Das Urteil verdeutlicht, dass derartige Erklärungen zwar zur Kenntnis genommen werden sollten, jedoch nicht automatisch dazu führen, dass gesetzlich zulässige Verarbeitungen unzulässig werden.
Ebenso hervorzuheben ist die differenzierte Betrachtung der einzelnen Datenkategorien. Das Gericht billigt nicht eine unbegrenzte Speicherung sämtlicher Bewerbungsunterlagen. Vielmehr wurde der Lebenslauf nach Ablauf der siebenmonatigen Aufbewahrungsfrist gelöscht. Lediglich diejenigen personenbezogenen Daten, die aufgrund des anschließend eingeleiteten Datenschutzverfahrens weiterhin für die Verteidigung gegen die geltend gemachten Ansprüche erforderlich waren, durften gespeichert bleiben. Damit unterstreicht das Gericht zugleich die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung.
Die Entscheidung lässt sich ohne Weiteres auch auf Unternehmen in Deutschland übertragen. Zwar stützt sie sich auf österreichisches Datenschutz- und Gleichbehandlungsrecht, die maßgeblichen Vorschriften der DSGVO gelten jedoch unionsweit unmittelbar. Auch deutsche Arbeitgeber können sich grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO berufen, wenn Bewerbungsunterlagen nach Abschluss eines Auswahlverfahrens zur Abwehr möglicher Ansprüche – etwa nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – vorübergehend aufbewahrt werden.
Gibt es hier Handlungsbedarf?
Unternehmen sollten ihre Prozesse zur Verarbeitung von Bewerberdaten überprüfen. Insbesondere empfiehlt sich folgende Checkliste:
- Datenschutzhinweise für Bewerber sollten ausdrücklich erläutern, dass Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Auswahlverfahrens für einen begrenzten Zeitraum zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche gespeichert werden können.
- Für diese Speicherung sollte eine dokumentierte Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegen.
- Löschkonzepte sollten zwischen Bewerbungsunterlagen und sonstiger Korrespondenz unterscheiden.
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind nicht mehr benötigte Bewerbungsunterlagen konsequent zu löschen.
- Werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens rechtliche Auseinandersetzungen geführt, sollte dokumentiert werden, welche Daten hierfür weiterhin erforderlich sind.
- Individuelle Datenschutzvorgaben von Bewerbern sollten zwar geprüft werden, führen aber nicht automatisch dazu, dass gesetzlich zulässige Verarbeitungen unterbleiben müssen.
- Personalabteilung und Datenschutzbeauftragter sollten einheitliche Vorgaben für die Aufbewahrung und Löschung von Bewerberdaten festlegen und regelmäßig überprüfen.
Unsere Kanzlei unterstützt Unternehmen gerne bei der datenschutzkonformen Gestaltung von Bewerbungsprozessen, Löschkonzepten und Datenschutzhinweisen sowie bei der Abwehr datenschutzrechtlicher Ansprüche.
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→ Sinnvolle Ergänzung, weil Bewerber häufig neben der Löschung auch Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangen. Der Beitrag behandelt die Reichweite dieses Auskunftsanspruchs. - Neue GDD Praxishilfe – Checkliste zu Auskunftsersuchen
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→ Ebenfalls praxisnah für Unternehmen, da Löschungs- und Auskunftsersuchen häufig gemeinsam auftreten und organisatorisch vorbereitet werden sollten.
