Wir bieten ja auch an Erstkontakt und Vorprüfugsinstanz die Funktion einer Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zu übernehmen. Der folgende Fall bietet einen guten Einstieg, nochmal auf die bestehenden Anforderungen hinzuweisen. Unternehmen sollte ihre Prozesse auch in diesem Bereich regelmäßig auf den Prüfstand stellen um Probleme rechtzeitig zu identifizieren. Worum ging`s?

Das Arbeitsgerichts Offenbach (Urt. v. 25.11.2025, Az.: 1 Ca 136/25) hatte einen arbeitsrechtlichen Fall zu entscheiden. Es ging um die Wirksamkeit einer außerordentlichen, hilfsweise ordentlichen Kündigung eines General Counsel/Chefjustiziars eines Konzerns wegen behaupteter Pflichtverletzungen bei der Bearbeitung einer Whistleblower-Meldung. Das Arbeitsgericht Offenbach hat die fristlose Kündigung für unwirksam erklärt, die ordentliche Kündigung aber für wirksam gehalten; der Kläger verlor außerdem mit seinem Weiterbeschäftigungsantrag.

Der Kläger war seit 2012 als General Counsel des Konzerns tätig und sollte nach Auffassung der Beklagten eine Whistleblower-Anzeige aus dem Herbst 2023 nicht ordnungsgemäß aufgeklärt haben. Im Kern warf die Beklagte ihm vor, seine Überwachungs-, Kontroll- und Schadensabwehrpflichten verletzt zu haben, weil die interne Untersuchung nicht korrekt geführt und zu spät abgeschlossen worden sei.

Die zentralen Streitfragen waren:

• Ob die außerordentliche Kündigung vom 27. Mai 2025 wegen Fristversäumnis nach § 626 Abs. 2 BGB unwirksam war.
• Ob die behaupteten Pflichtverletzungen des Klägers einen wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung darstellen konnten.
• Ob jedenfalls die hilfsweise ordentliche Kündigung sozial gerechtfertigt war.
• Ob der Kläger bis zum Ende der Kündigungsfrist weiterzubeschäftigen war.

Das Gericht sah die fristlose Kündigung als unwirksam an, weil die Beklagte für mehrere Kündigungsvorwürfe die Zweiwochenfrist nicht eingehalten hatte und die übrigen Vorwürfe keine fristlose Kündigung trugen. Zugleich hielt das Gericht die ordentliche Kündigung für wirksam, weil der Kläger als General Counsel besondere Überwachungs- und Kontrollpflichten hatte und diese über einen längeren Zeitraum verletzt hatte. Das ist insofern interessant, da der Kläger vorher keine Abmahnung bekommen hatte. Hierzu führte das Gericht aus:

„(b.) Weiterhin scheitert die Rechtswirksamkeit der ordentlichen Kündigung vom 27. Mai 2025 auch nicht daran, dass die Beklagte den Kläger vor Ausspruch der Kündigung nicht abgemahnt hat. Beruht die Vertragspflichtverletzung auf steuerbarem Verhalten des Arbeitnehmers, ist grundsätzlich davon auszugehen, dass sein künftiges Verhalten schon durch die Androhung von Folgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses positiv beeinflusst werden kann. Einer Abmahnung bedarf es nach Maßgabe des auch in § 314 Abs. 2 iVm. § 323 Abs. 2 BGB zum Ausdruck kommenden Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes nur dann nicht, wenn bereits ex ante erkennbar ist, dass eine Verhaltensänderung auch nach Abmahnung nicht zu erwarten steht, oder es sich um eine so schwere Pflichtverletzung handelt, dass selbst deren erstmalige Hinnahme dem Arbeitgeber nach objektiven Maßstäben unzumutbar und damit offensichtlich – auch für den Arbeitnehmer erkennbar – ausgeschlossen ist (vgl. BAG Urteil vom 31. Juli 2014, Az: 2 AZR 434/13, zitiert nach juris).

Im vorliegenden Fall hat der Kläger seine Überwachungs-, Kontroll- und Schadensabwehrpflichten durch sein Untätigbleiben so schwer verletzt, dass selbst deren erstmalige Hinnahme nach objektiven Maßstäben unzumutbar und damit offensichtlich auch für den Kläger erkennbar ausgeschlossen war. Der Kläger hat im Konzern von A eine exponierte Stellung inne, er war für die Bereiche Recht und Compliance zuständig. Er wusste, dass es auch in der Vergangenheit im Zusammenhang mit dem Hauslos wiederholt zu Unregelmäßigkeiten gekommen war und er war Mitglied des Untersuchungsteams, das die Whistleblower-Anzeige vom Oktober 2023 bearbeitet hat. Ihm musste somit klar sein, dass eine Verletzung der aus seiner herausgehobenen Stellung folgenden Überwachungs-, Kontroll- und Schadensabwehrpflichten von der Beklagten nicht hingenommen werden würde.„

Im Ergebnis ist anzumerken, dass das Verfahren vor allem arbeitsrechtlich und compliance-rechtlich interessant ist, weil das Gericht die Verantwortung eines hochrangigen Unternehmensjuristen für die ordnungsgemäße Bearbeitung einer Hinweisgebermeldung sehr ernst nimmt. Zugleich zeigt die Entscheidung die Trennung zwischen fristloser und ordentlicher Kündigung: Für die fristlose Kündigung reichte der Sachverhalt nicht, für die ordentliche Kündigung aber schon.

Rechtlich sinnvoll ist außerdem, das Verfahren regelmäßig auf HinSchG-Konformität zu prüfen und die Schnittstellen zu Datenschutz, Arbeitsrecht und Ermittlungs-/Sanktionsverfahren sauber zu regeln. Gerade weil Gerichte im Streitfall auf Darlegung, Nachweis und Verfahrensdisziplin achten, hilft ein belastbares internes System doppelt: Es schützt Hinweisgeber und reduziert Prozessrisiken für das Unternehmen.

Was können Unternehmen jetzt tun, die ihre Konformität jetzt gerne evaluieren möchten?

Unternehmen sollten jetzt vor allem prüfen, ob ihre Hinweisgeberprozesse, die Rollenverteilung und die Dokumentation so sauber aufgesetzt sind, dass eine Whistleblower-Meldung korrekt, vollständig und fristgerecht bearbeitet wird. Das Urteil zeigt, dass nicht nur der formale Meldekanal zählt, sondern auch die tatsächliche Aufklärung, die Fristen, die richtige Teamzusammensetzung und eine belastbare Eskalation bei Fehlern.

Worauf jetzt prüfen

• Gibt es eine klar benannte interne Meldestelle mit geregelten Zuständigkeiten, Fristen und Vertretung? Unternehmen müssen interne Meldekanäle einrichten; Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen und Rückmeldung zu Folgemaßnahmen binnen 3 Monaten sind zentrale Pflichten.haufe+1
• Sind Konzernstrukturen sauber geregelt, also wer wann auf OpCo-, Serviceplattform- oder Konzernebene zuständig ist? Gerade in Konzernen müssen Zuständigkeiten und Eskalationswege eindeutig sein.
• Wird bei sensiblen Meldungen wirklich der richtige Personenkreis eingebunden, ohne dass Beschuldigte oder fachlich unpassende Personen die Aufklärung verzerren? Das Urteil beanstandet u. a. die Zusammensetzung des Untersuchungsteams und die fehlende Einbindung der Konzernrevision.
• Gibt es eine belastbare Dokumentation aller Schritte, Entscheidungen, Kommunikationsfassungen und Folgemaßnahmen?
• Sind arbeitsrechtliche Reaktionen und interne Maßnahmen sauber begründet und getrennt von der Tatsache, dass ein Hinweis eingegangen ist?

Konkrete Prüfschritte

1. Bestehende Hinweisgeberordnung gegen das HinSchG und interne Konzernrichtlinien spiegeln.
2. Stichprobenartig vergangene Meldungen prüfen: Eingangsbestätigung, Fristen, Eskalation, Abschlussbericht, Kommunikation an Hinweisgeber.
3. Rollenmatrix erstellen: Meldestelle, Compliance, Legal, Internal Audit, HR, Geschäftsführung, Aufsichtsorgane.
4. Prüfen, ob sensible Fälle tatsächlich unabhängig genug untersucht wurden und ob Interessenkonflikte ausgeschlossen waren.
5. Prüfen, ob Führungskräfte ihre Überwachungs- und Eskalationspflichten verstehen und wahrnehmen. Das Urteil zeigt, dass gerade bei exponierten Funktionen Untätigkeit haftungsträchtig sein kann.

Warnsignale

• Hinweise werden zwar entgegengenommen, aber nicht sauber nachverfolgt.
• Abschlussberichte entstehen spät oder gar nicht.
• Untersuchungen bleiben bei den erst betroffenen Bereichen „hängen“ und werden nicht unabhängig überprüft.
• Die Kommunikation an Hinweisgeber oder Prüfer ist zu allgemein, beschönigend oder fachlich nicht belastbar.
• Verantwortlichkeiten zwischen Konzernmutter, Tochtergesellschaften und Compliance-Funktionen sind unklar.

Muss das jedes Unternehmen in dem Umfang tun? Sicher nicht. Bei Unternhemen, die ihrem Compliance Beauftragten ein Monatsgehalt von fast 30.000 Euro plus variable Vergütng zahlen, wird man das aber schon erwarten könnte.

Wenn Sie Ihr Hinweisgebersystem prüfen lassen möchten, können Sie uns gerne ansprechen.