Die Übermittlung personenbezogener Daten per Telefax ist nach § 25 der Durchführungsverordnung zum Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG-DVO) grundsätzlich unzulässig. Gleichzeitig sieht die Vorschrift vor, dass in eng begrenzten Ausnahmefällen weiterhin Faxübermittlungen zulässig sein können, wenn deren Erforderlichkeit nachvollziehbar begründet und dokumentiert wird.
Viele kirchliche Einrichtungen stehen deshalb vor der Herausforderung, ein rechtssicheres Verfahren zur Beantragung, Prüfung, Genehmigung und Dokumentation solcher Ausnahmefälle einzurichten. Ein bloßer Verweis auf § 25 KDG-DVO genügt hierfür regelmäßig nicht.
Aus diesem Grund haben wir ein vollständiges Musterverfahren entwickelt, das sämtliche Verfahrensschritte von der Antragstellung bis zur Dokumentation der Entscheidung umfasst.
Die nachfolgenden Musterdokumente können als Grundlage für die Einführung eines entsprechenden Verfahrens in kirchlichen Einrichtungen verwendet und an die jeweiligen organisatorischen Gegebenheiten angepasst werden.
Dieser Artikel ist als Disskussionsbeitrag zu verstehen und ersetzt keine fundierte Rechtsberatung in Einzelfall und soll auch keine sein.
Das Musterverfahren umfasst
| Dokument | Inhalt |
|---|---|
| FAX-01 | Hinweise zur Nutzung des Musterverfahrens |
| FAX-02 | Dienstanweisung zur Nutzung von Faxgeräten nach § 25 KDG-DVO |
| FAX-03 | Register der Ausnahmegenehmigungen |
| FAX-05 | Antrag auf Erteilung einer Ausnahmegenehmigung |
| FAX-06 | Risikoanalyse |
| FAX-07 | Selbstauskunft der empfangenden Stelle |
| FAX-08 | Entscheidung über den Antrag |
| FAX-09 | Entscheidungsmatrix einschließlich grafischem Ablaufdiagramm |
Download des vollständigen Musterverfahrens
Komplettpaket
📦 Musterverfahren § 25 KDG-DVO (ZIP-Datei)
Inhalt
- sämtliche Word-Dateien
- PDF-Versionen
- grafisches Ablaufdiagramm
- Entscheidungsmatrix
Download: Musterdokumente
Einzelne Dokumente
FAX-01 – Hinweise zur Nutzung
Kurze Einführung in das Musterverfahren sowie Erläuterung der einzelnen Dokumente.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-01_Musterverfahren_Erläuterung
FAX-02 – Dienstanweisung
Regelt den organisatorischen Umgang mit Faxübermittlungen innerhalb der Einrichtung und beschreibt das Genehmigungsverfahren.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-02_Dienstanweisung
FAX-03 – Register
Dokumentation sämtlicher erteilter Ausnahmegenehmigungen einschließlich Geltungsdauer.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-03_Register der Ausnahmegenehmigungen
FAX-04 – Antrag
Antrag auf Erteilung einer Ausnahmegenehmigung für einen konkreten Faxprozess.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-04_Antrag
FAX-05 – Risikoanalyse
Vorlage zur Dokumentation der mit dem Faxprozess verbundenen Risiken und der vorgesehenen Schutzmaßnahmen.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-05_Risikoanalyse
FAX-06 – Selbstauskunft
Fragebogen für die empfangende Stelle zur Beurteilung der organisatorischen Rahmenbedingungen des Faxempfangs.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-06_Selbstauskunft der empfangenden Stelle
FAX-07 – Entscheidung
Vorlage zur Dokumentation der Entscheidung einschließlich Nebenbestimmungen und Befristung.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-07_Ausnahmegenehmigung
FAX-08 – Entscheidungsmatrix
Prüfungsschema einschließlich grafischem Ablaufdiagramm zur einheitlichen Bearbeitung von Anträgen.
➡ Download im LibreOffice Format FAX-08_Entscheidungsmatrix
➡ Download FAX-08a_Entscheidungsmatrix – Anlage.png
Empfohlener Verfahrensablauf
Die Dokumente sind aufeinander abgestimmt und sollten grundsätzlich in folgender Reihenfolge verwendet werden:
- Einführung der Dienstanweisung
- Antrag auf Erteilung einer Ausnahmegenehmigung
- Durchführung der Risikoanalyse
- Einholung der Selbstauskunft der empfangenden Stelle (soweit erforderlich)
- Entscheidung über den Antrag
- Eintragung der Entscheidung in das Register
Die beigefügte Entscheidungsmatrix unterstützt die verantwortlichen Mitarbeitenden bei einer einheitlichen Prüfung der Anträge und erleichtert die praktische Umsetzung des Verfahrens.
Häufig gestellte Fragen
Sind die Musterdokumente sofort einsetzbar?
Die Dokumente wurden als allgemeine Muster entwickelt und berücksichtigen die gesetzlichen Anforderungen des § 25 KDG-DVO. Vor der Einführung sollten insbesondere Zuständigkeiten, Organisationsbezeichnungen und interne Genehmigungswege an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden.
Müssen sämtliche Dokumente verwendet werden?
Nicht zwingend. Die Dokumente bilden jedoch ein aufeinander abgestimmtes Gesamtsystem. Werden einzelne Bestandteile weggelassen oder verändert, sollte geprüft werden, ob dadurch die Nachvollziehbarkeit der Entscheidung beeinträchtigt wird. Die Selbstauskunft der empfangenden Stelle, könnte auch für viele Einrichtung von Interesse sein, die bereits allgemeine Regelungen haben!
Muss der Datenschutzbeauftragte jede Entscheidung freigeben?
Nein. Die Entscheidung über die Erteilung einer Ausnahmegenehmigung trifft die hierfür zuständige Stelle innerhalb der Einrichtung. Der Datenschutzbeauftragte kann im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben beratend hinzugezogen werden, ist jedoch keine Genehmigungsbehörde und nicht für den Standardprozess zuständig.
Wie lange darf eine Ausnahmegenehmigung gelten?
Nach dem Musterverfahren beträgt die maximale Geltungsdauer sechs Monate. Vor Ablauf ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen weiterhin vorliegen und gegebenenfalls eine neue Ausnahmegenehmigung erforderlich ist.
Weiterführende Beiträge
Falls Sie sich zunächst mit den rechtlichen Grundlagen befassen möchten, empfehlen wir unsere beiden Fachbeiträge:
👉 Fax trotz § 25 KDG-DVO – Wann sind Ausnahmen noch zulässig?
👉 Fax nach § 25 KDG-DVO in der Praxis – Ein Leitfaden mit Mustervorlagen für kirchliche Einrichtungen
Beratung zur Einführung des Musterverfahrens
Die Einführung eines rechtssicheren Verfahrens zur Nutzung von Faxübermittlungen erfordert regelmäßig eine Anpassung an die Organisationsstruktur der jeweiligen Einrichtung. Dies betrifft insbesondere Zuständigkeiten, Genehmigungsprozesse, Dokumentationspflichten und die Einbindung bestehender Datenschutz- und Organisationsregelungen.
Gerne unterstützen wir kirchliche Einrichtungen bei der Einführung oder Anpassung des Musterverfahrens sowie bei der praktischen Umsetzung der Anforderungen des § 25 KDG-DVO.
Als Kanzlei mit ausgewiesener Expertise in Datenschutz, IT‑Compliance und regulatorischer Begleitung von KI‑Projekten unterstützen wir Sie praxisnah bei der Klassifizierung Ihrer Systeme, der Durchführung von DPIAs und Risikoanalysen, der Ausgestaltung von AV‑Verträgen und Betriebsvereinbarungen sowie bei der Vorbereitung auf Melde‑, Informations‑ und Dokumentationspflichten nach DSGVO und KI‑VO; sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine rechtssichere und operationell umsetzbare KI‑Governance für Ihr Unternehmen entwickeln.
Kontakt:
Rechtsanwaltskanzlei Bock
RA Michael Bock, LL.M.
🌐 https://anwalt-willich.de
